E' operativo il Libro Unico del Lavoro che sostituisce tutti i libri sinora tenuti dalle aziende. Dal 1° gennaio 2009 non devono più essere utilizzati i registri presenze, il libro matricola ed il libro paga-fogli mobili, per inteso, i cosiddetti cedolini. Gli sviluppi sugli adempimenti in materia di gestione dei rapporti di lavoro previsti dall’art. 39 del decreto legge 112/2008 ha introdotto semplificazioni di natura formale. Il libro unico del lavoro è una sorta di “busta paga allargata” in quanto contiene tutto quanto già ora riportato nelle “buste paga” con l’aggiunta delle presenze.
L’elemento di maggior novità risiede nel fatto che:
•è stato abrogato “l’onere” delle aziende di compilare il registro presenze;
•le presenze devono comunque essere riportate in maniera analitica per ogni giorno e per ogni lavoratore sul predetto libro unico del lavoro;
•è vietata ogni compilazione manuale del libro unico del lavoro;
•la norma lascia libera l’azienda di scegliere il mezzo e lo strumento più opportuno per la rilevazione delle presenze: non è più richiesta la trascrizione giornaliera delle ore di lavoro prestate dal personale dipendente, le ore di lavoro del predetto personale possono essere comunicate al Consulente in qualsivoglia modo.
L’unico “onere” imposto dalla norma di legge è l’obbligo, contravvenendo il quale scatta una sanzione amministrativa, che il libro unico del lavoro sia “stampato” entro il giorno 16 del mese successivo al periodo di paga di riferimento. Come già detto, la norma impone che libro unico del lavoro riporti fedelmente il calendario delle “presenze” e delle “assenze”, ossia sia per ogni giorno e per ogni lavoratore indicato:
• il numero delle ore di lavoro effettuate,
• l’indicazione delle ore di straordinario,
• le assenze dal lavoro, anche non retribuite,
• le ferie e i riposi,
• le annotazioni delle presenze e delle assenze devono essere effettuate utilizzando “causali” univoche, ossia sigle, risultanti da apposita leggenda.
Da ciò ne discende una duplice considerazione:
• “come” comunicare le presenze, dato che queste devono essere riportate “dal consulente” sul
libro unico del lavoro ed il registro presenze non deve essere più compilato?
• “quando” verranno comunicate, premesso che l’applicazione della sanzione amministrativa
connessa alla tardiva stampa del libro unico del lavoro ricadrà sull’azienda?
L’azienda magari riceve ogni mese una o più telefonate dal consulente per essere “ricordata” di mandare le presenze: come farà ora a dire che non è stata avvisata, al momento in cui malauguratamente verrà comminata la sanzione, che ricadrà sulla predetta azienda?
Premesso che questa semplificazione “amministrativa” non si deve tradurre in oneri o maggior costi per l’azienda, in special modo in questo periodo di crisi economica, ma non deve a pari modo “ingolfare” l’attività del consulente di adempimenti meramente formali, tutto ciò premesso è stato attivato un canale altamente innovativo, comodo, veloce, sicuro e “con data certa” che consenta di scambiare ed inviare i “dati” delle presenze e, successivamente, ogni altro tipo di documento comodamente dalla sede della azienda 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
È attivo un software “gratuito” che, via web in una area riservata, consentirà all’azienda cliente del consulente del lavoro di compilare per ogni giorno e per ogni dipendente le sue “presenze e assenze”. Tale software, che si interfaccia con il programma di elaborazione delle paghe del consulente del lavoro, è caratterizzato da una semplicità di uso, anche per i meno esperti di computer, che con poche semplici istruzioni che verranno fornite faranno serenamente passare l’azienda da uno strumento come il registro presenze, che sembrerà “preistorico”, ad un “mondo nuovo” pieno di dati, contenuti e potenzialità per la azienda. (Francesca Maggiulli)
